In breve: il contratto con il gestore è di solito un incarico (mandato): la casa resta tua e il gestore la affitta per tuo conto. Deve dire con chiarezza chi incassa, chi fa la ritenuta del 21% e chi versa la tassa di soggiorno, chi segue CIN, Questura e dati statistici, quali spese restano a te, come ricevi i rendiconti e come si esce dal contratto. Se uno di questi punti manca, chiedi di scriverlo prima di firmare.
Affidare la casa a un gestore vuol dire fidarsi di qualcuno che incassa a nome tuo e segue pratiche che, se sbagliate, ricadono anche su di te. Qui trovi i punti da controllare. Non è un modello da copiare e non sostituisce un avvocato o un commercialista.
Che contratto è: un incarico, non un affitto
Nella forma più comune il proprietario dà al gestore un incarico di gestione: il gestore pubblica l'annuncio, accetta le prenotazioni, accoglie gli ospiti e incassa, sempre per conto del proprietario. La casa non passa al gestore.
Il contratto deve dire:
- chi sono le parti e qual è l'immobile (indirizzo e dati catastali);
- cosa può fare il gestore a nome tuo: pubblicare su quali canali, fissare i prezzi, accettare o rifiutare prenotazioni, incassare;
- cosa non può fare senza chiederti il permesso: per esempio lavori sopra una certa cifra.
Chi firma con l'ospite
In una locazione breve il contratto con l'ospite è tra chi mette a disposizione la casa (tu, se sei il proprietario) e l'ospite. Secondo l'Agenzia delle Entrate, per le regole sulle locazioni brevi è indifferente che il contratto venga concluso direttamente dal proprietario o tramite un intermediario immobiliare o un portale online.
Per te, in pratica: anche se l'ospite parla solo con il gestore, il locatore resti tu. Il reddito è tuo e va nella tua dichiarazione.
Due condizioni da ricordare. Le locazioni brevi sono quelle fino a 30 giorni, fatte da persone fisiche fuori da un'attività d'impresa. E dal 2026 il regime delle locazioni brevi vale solo se le destini a non più di due appartamenti nell'anno: dal terzo, l'attività si presume svolta in forma d'impresa (Agenzia delle Entrate, guida aggiornata ad aprile 2026). Se hai più appartamenti, parlane con il commercialista prima di firmare.
Chi incassa, e quando ricevi i soldi
È il punto più importante. Il contratto deve dire:
- chi riceve i pagamenti degli ospiti (le piattaforme pagano chi ha l'account dell'annuncio);
- quando ti viene girato quanto ti spetta: ogni mese, a che data;
- cosa succede se un ospite non paga o se un pagamento viene contestato.
Se il gestore incassa per tuo conto, ti deve dare il conto di ogni euro: lordo, commissioni delle piattaforme, spese, compenso, quanto ti resta.
La ritenuta del 21%: chi la fa
Qui molti si confondono. La regola è dell'art. 4 del decreto-legge 50/2017. L'Agenzia delle Entrate la spiega così: gli intermediari immobiliari e i portali che incassano o intervengono nel pagamento devono operare, come sostituti d'imposta, una ritenuta del 21% a titolo d'acconto sull'importo lordo dei canoni, quando girano i soldi al proprietario. Poi la versano con F24 entro il 16 del mese successivo e ti rilasciano la certificazione (la CU) da usare in dichiarazione.
Tre dettagli che il contratto e i rendiconti devono rispecchiare:
- Chi la fa. La fa l'intermediario a cui hai dato l'incarico, anche se pubblica la casa su una piattaforma online. In quel caso, spiega l'Agenzia, è il gestore che deve avvisare la piattaforma, perché non operi una seconda ritenuta.
- Su cosa si calcola. Sull'intero importo che l'ospite deve pagare per la locazione, compresa la provvigione del gestore se è inclusa nel prezzo. Restano fuori depositi cauzionali e penali.
- Cosa succede dopo. È un acconto, non l'imposta finale. Quanto devi davvero lo calcoli in dichiarazione, e dipende dal tuo regime fiscale: per questo ti serve la certificazione.
Gli intermediari devono anche comunicare all'Agenzia i dati dei contratti conclusi per loro tramite, entro il 30 giugno dell'anno successivo, compreso il CIN dell'immobile.
Dal 1° gennaio 2027 queste regole passano nel nuovo Testo unico delle imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026, articoli 207 e 208). Secondo i primi commenti la ritenuta resta al 21% e a titolo d'acconto; il contratto non deve cambiare, ma il rendiconto deve continuare a mostrare la ritenuta.
La tassa di soggiorno
Dove il Comune la applica alle locazioni brevi, la legge dice che chi incassa il canone, o interviene nel pagamento, è responsabile del pagamento dell'imposta di soggiorno, con diritto di rivalsa sull'ospite. Deve anche presentare la dichiarazione al Comune, in via telematica, entro il 30 giugno dell'anno successivo (art. 4, comma 5-ter, DL 50/2017).
Una nota per chi ha sentito parlare di "agente contabile". Per anni chi riscuoteva l'imposta di soggiorno è stato considerato agente contabile del Comune, con l'obbligo di rendere il conto. Con le modifiche del 2020 la legge qualifica il gestore della struttura ricettiva come responsabile d'imposta. A gennaio 2026 la Cassazione a Sezioni Unite (ordinanza 1527/2026) ha confermato che si tratta di un obbligo tributario, non contabile. Ogni Comune però ha il suo regolamento, con le sue scadenze e i suoi moduli.
Il contratto deve dire chi riscuote, chi versa e chi fa le dichiarazioni, Comune per Comune. Se lo fa il gestore, ma l'imposta la riscuote anche la piattaforma, va chiarito chi fa cosa per non pagarla due volte o non pagarla affatto.
Le pratiche: chi fa cosa
Molte pratiche sono legate alla persona del proprietario. Altre si possono affidare al gestore. Il contratto deve dirlo, adempimento per adempimento:
| Adempimento | Di chi è l'obbligo | Cosa scrivere nel contratto |
|---|---|---|
| Codice regionale (dove previsto) e CIN | Di chi affitta la casa | Chi prepara la pratica, chi la firma, chi paga eventuali costi |
| Rilevatori gas e CO, estintori | Obbligo per tutte le unità (art. 13-ter DL 145/2023) | Chi li compra, chi ne controlla il funzionamento |
| SCIA allo Sportello unico del Comune | Solo se l'attività è d'impresa, o se lo chiede la Regione | Chi verifica se serve e chi la presenta |
| Comunicazione alloggiati alla Questura | Di chi dà alloggio, entro 24 ore dall'arrivo | Chi la invia, con quali credenziali |
| Dati statistici (in Piemonte ROSS 1000) | Del titolare della comunicazione regionale | Chi li trasmette ogni mese |
| Tassa di soggiorno | Di chi incassa | Chi riscuote, versa e dichiara |
| Ritenuta 21% e comunicazione dati | Dell'intermediario che incassa | Come compare nei rendiconti, quando arriva la CU |
Il dettaglio per il Piemonte (CIR, CIN, Alloggiati Web, tassa di soggiorno a Novara e Arona) è nella nostra guida su CIN, alloggiati e tassa di soggiorno.
Compenso e spese
Il contratto deve dire su cosa si calcola il compenso: sull'incasso lordo o su quello che resta dopo le spese. A parità di percentuale, la differenza a fine anno può essere grande. L'abbiamo spiegato con un esempio nell'articolo sui costi della gestione Airbnb.
Poi l'elenco delle spese, divise in due:
- quelle comprese nel compenso (annunci, prezzi, comunicazione con gli ospiti, check-in);
- quelle a parte: pulizie, biancheria, prodotti di consumo, utenze, manutenzioni, arredi. Per ognuna: chi la paga e come viene documentata.
Responsabilità e danni
Cose da mettere per iscritto:
- chi risponde se un ospite rompe qualcosa e come si chiede il rimborso alla piattaforma;
- chi risponde di un errore del gestore, per esempio una pratica non inviata;
- che assicurazione c'è: la tua polizza casa può non coprire gli affitti brevi, chiedi alla compagnia;
- chi custodisce le chiavi e i codici di accesso.
Durata, recesso e uso della casa
Controlla:
- quanto dura il contratto e se si rinnova da solo;
- con quale preavviso puoi uscire e se ci sono penali;
- cosa succede alle prenotazioni già confermate se esci: chi le onora, chi incassa;
- se puoi bloccare delle date per usare la casa tu, e con quanto anticipo.
I rendiconti
Chiedi un rendiconto mensile che mostri, prenotazione per prenotazione: lordo pagato dall'ospite, commissioni delle piattaforme, ritenuta, tassa di soggiorno incassata e versata, spese, compenso, bonifico. E chiedi da dove puoi vederlo: un'email, un foglio, un portale.
Come lavoriamo noi
rentalop gestisce affitti brevi per proprietari in tutta Italia dal 2023, con sede a Novara. Il nostro incarico prevede:
- pubblicazione su Airbnb, Booking, VRBO, Expedia e sul nostro sito, con prezzi aggiornati in base alla domanda;
- comunicazione con gli ospiti in chat in tutte le lingue con il concierge virtuale, al telefono e di persona in italiano e inglese, self check-in e assistenza;
- la ritenuta del 21%: per i proprietari privati la applichiamo noi, come sostituti d'imposta (per le aziende non si applica);
- la tassa di soggiorno: la incassiamo noi dagli ospiti e la versiamo noi al Comune;
- pulizie, biancheria e manutenzione ordinaria;
- rendiconti mensili nel portale proprietari e pagamenti garantiti ogni mese, anche in caso di mancato pagamento dell'ospite.
Il nostro compenso è una percentuale calcolata sul netto, cioè su quello che resta dopo le spese, non sull'incasso lordo; la concordiamo dopo aver visto l'immobile. Per le pratiche (CIN, SCIA, codice regionale) possiamo seguire noi la pratica; se e quanto costa dipende dal caso e lo concordiamo prima; gli eventuali costi di invio restano a carico del proprietario.
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